Типы делового письма
Поводов и причин, по которым пишут деловые письма, весьма и весьма много. Соответственно, и типы деловых писем есть разные, например: cover letter – сопроводительное письмо, letter of complaint – жалоба, thank you letter – благодарственное письмо, appointment letter – приглашение на работу и другие. Тем не менее, определённые фразы встречаются в любом типе делового письма.
Структура делового письма
Деловое письмо обязательно включает в себя следующие элементы:
- Salutation – приветствие. Письмо начинается с обращения к получателю.
- Introduction – вводный абзац. В нём вы вкратце указываете, по какому поводу пишете.
- Body of the letter – основная часть. Здесь уже раскрываются подробности вашего обращения.
- Closing – заключение. В заключении могут содержаться призыв к действию (call to action) и благодарность. Письмо обязательно заканчивается вежливой фразой для прощания и подписью.
Если речь идёт о письме на бумаге, а не электронном, то оно начинается с адресов отправителя и получателя. Выглядит это следующим образом:
|
Sender’s Name (From) Title Company Address Date Recipient’s Address (To) Title Company Address |
Имя отправителя (От кого) Должность Компания Адрес Дата Имя получателя (Кому) Должность Компания Адрес |
Стиль делового письма
Деловое письмо относится к формальному (formal) или полуформальному (semi-formal) стилю. Это отражается, в частности, на грамматике: например, формальный стиль предусматривает использование только полных форм глаголов, а не сокращённых, и более вежливых вариантов (could, would, а не can и will). В целом, сейчас есть тенденция к переходу к менее формальному общению, но основное правило таково: ориентируйтесь на тот стиль, который принят в вашей компании.
Общие фразы для разных типов деловых писем
Приветствие
Приветствие в деловом письме обычно начинается со слова “Dear”, что соответствует русскому “Уважаемый”. Если фамилия адресата известна, ставим её:
- Dear Mr. Adams,
- Dear Ms. Brown,
Обращение Ms. (Миз) используется по отношению ко всем женщинам, и замужним и незамужним. Вариант Mrs. (Миссис, то есть замужняя женщина) уходит в прошлое.
Если известны и имя, и фамилия, но при этом непонятно, мужчина это или женщина, можно поставить в приветствие и то, и другое:
- Dear Sasha Philipps,
При менее формальном общении достаточно одного имени:
- Dear Andrea,
Если у адресата есть профессиональный титул, укажите его:
- Dear Dr. Wilson,
Может случиться, что имя получателя вам не известно. В таком случае допустимо указать должность:
- Dear Editor-in-Chief,
Ещё один вариант:
- Dear Sir or Madam,
Обратите внимание, что после приветствия нужно поставить запятую и начать следующий параграф с новой строчки.
Фразы для вводного абзаца
Объяснить, с какой целью вы пишете, помогут следующие фразы:
|
I am writing in response to / in reply to … |
Я пишу в ответ на … |
|
I am writing to inform you about / to let you know … |
Я пишу, чтобы уведомить Вас о … |
|
I am writing with regard to / in connection with / in reference to … |
Я пишу по поводу … |
|
I am writing to complain about / to draw your attention to … |
Я пишу, чтобы пожаловаться на / привлечь ваше внимание к … |
|
I am writing to enquire about ... |
Я пишу, чтобы узнать о … |
|
I am contacting you for the following reason ... |
Я пишу вам по следующей причине … |
|
Following our conversation, I am writing … |
Вслед за нашим разговором, я пишу … |
|
I regret to inform you that … |
Сожалею, но должен сообщить, что ... |
|
This is a quick note to tell you about … (less formal) |
Это короткое сообщение, чтобы сказать вам о …(менее формальный стиль) |
Если вы отвечаете на письмо, то можете сослаться на него:
|
Thank you for contacting us. |
Спасибо, что написали нам. |
|
Thank you for your letter of September, 5. |
Спасибо за письмо от 5 сентября. |
|
Regarding your message / request … |
Относительно вашего сообщения / запроса … |
|
In reply to your request, ... |
В ответ на ваш запрос, … |
|
As per your request, … |
Касательно вашего запроса, … |
Если кто-то дал вам контакт адресата, то об этом тоже стоит упомянуть в начале письма:
|
I received your email address from … and would like to ... |
Я получил ваш адрес от … и хотел бы … |
|
Your name was given to me by (source). |
О вас мне сказал (источник). |
|
We were referred to you by your partner (name). |
Нас направил к вам ваш партнёр (имя). |
При необходимости нужно извиниться за долгое молчание:
|
Sorry for my late reply. |
Прошу прощения за долгий ответ. |
|
I apologize for the delay in replying. |
Я извиняюсь за задержку с ответом. |
|
Sorry that it took me so long to get back to you. |
Прошу прощения, что так задержался с ответом. |
|
I appreciate your patience in waiting for a response. |
Я ценю ваше терпение в ожидании ответа. |
Если вы придерживаетесь неформального стиля, то после приветствия можно добавить одну из подобных фраз:
|
I hope you are well. |
Надеюсь, у тебя всё хорошо. |
|
I hope all is well. |
Надеюсь, что всё хорошо. |
|
I hope this email finds you well. |
Надеюсь, у тебя всё хорошо. |
|
I hope you had a good weekend. |
Надеюсь, что ты хорошо провёл выходные. |
Фразы для основной части
То, что находится в основной части делового письма, уже в большей степени зависит от его типа. Так, для letter of complaint (письма-жалобы) пригодятся такие фразы:
|
There is a problem / issue with … |
Есть проблема с … |
|
There is something wrong with … |
Что-то не так с … |
|
I noticed / discovered that (description of the problem). |
Я обнаружил, что (описание проблемы). |
|
I got the wrong order. |
Я получил неверный заказ. |
|
I request a full / partial refund. |
Я требую полного / частичного возврата денег. |
|
I would like you to replace the faulty item. |
Я хочу, чтобы вы заменили сломанный товар. |
В inquiry letter (письме-запросе) можно встретить:
|
I would like to inquire for some details about your company’s service, listed below: ... |
Я хочу узнать некоторые детали об услугах вашей компании, перечисленных ниже: … |
|
We would like to know more about your products. |
Мы бы хотели узнать больше о вашей продукции. |
|
Could you please send me ... |
Не могли бы вы выслать мне … |
Фразы для заключения
В заключении можно выразить надежду на скорый ответ или встречу:
|
Hope to hear from you soon. |
Надеюсь на скорый ответ. |
|
I am looking forward to your reply. |
С нетерпением жду вашего ответа. |
|
I look forward to our meeting. |
С нетерпением жду нашей встречи. |
|
I look forward to speaking to you in person. |
С нетерпением жду возможность встретиться с вами лично. |
|
Please let me know as soon as possible. |
Пожалуйста, дайте знать как можно скорее. |
|
I would appreciate it if you could reply at your earliest convenience. |
Буду признателен, если вы могли бы ответить как можно быстрее. |
|
As this matter is now urgent, we would appreciate a prompt reply. |
Поскольку этот вопрос срочный, мы будем благодарны за быстрый ответ. |
Выразить благодарность можно такими фразами:
|
Thank you for your time. |
Спасибо за уделённое время. |
|
Thank you for considering my request. |
Спасибо за рассмотрение моей просьбы. |
|
Thank you in advance. |
Заранее спасибо. |
Если вы прикрепляете к письму какой-либо документ, сообщите об этом:
|
Please find … in the attachments. / Please find enclosed ... |
В приложении вы найдёте … |
|
As promised, I am sending you the… |
Как и было обещано, отправляю вам … |
|
Enclosed is the information which you requested. |
В приложении информация, которую вы просили. |
|
Please take a look at the attached file. |
Пожалуйста, посмотрите прикреплённый файл. |
А также заверьте вашего собеседника, что он всегда может обратиться к вам:
|
If you require any further information, feel free to contact me. |
Если вам нужна дальнейшая информация, обращайтесь. |
|
If you have any questions, feel free to call me. |
Если у вас есть вопросы, звоните мне. |
Если информация в письме конфиденциальная, стоит добавить:
|
Please be advised this is a confidential email. |
Пожалуйста, учтите, что это конфиденциальное письмо. |
Прощание и подпись
Выбор вежливой фразы для прощания зависит от того, каким было обращение. Если вы обращались по фамилии, то можно использовать такие варианты:
- Sincerely / Yours sincerely / Sincerely yours, – Искренне ваш,
При обращении по имени подойдут менее формальные фразы:
- Best / Best regards / Kind regards, – С наилучшими пожеланиями,
Если по имени-фамилии к получателю вы не обращались, напишите:
- Faithfully / Yours faithfully / Faithfully yours, – Искренне ваш,
При достаточно неформальном общении, можно написать:
- Bye, – До свидания,
После фразы для прощания нужно поставить запятую и на следующей строке написать свои имя и фамилию. Деловое письмо готово.
Поделиться статьей
