Языковые курсы
Языковые курсы
Экзамены
Экзамены
Другие услуги
Другие услуги
Онлайн-тест
О нас
Английский
Китайский
Испанский
Итальянский
Французский
Немецкий
Международные экзамены
Независимое тестирование ILS
Подготовка к ЕГЭ, ОГЭ
Языковой лагерь в Подмосковье
Летние программы
Тест на знание английского
Наши школы
Программы и курсы

Английский язык

Фразы для делового письма на английском

Для многих офисных работников написание деловых писем – неотъемлемая часть рабочей рутины. И эта задача не будет отнимать много времени и сил, если знать типичные фразы и структуру делового письма. 

Типы делового письма

Поводов и причин, по которым пишут деловые письма, весьма и весьма много. Соответственно, и типы деловых писем есть разные, например: cover letter – сопроводительное письмо, letter of complaint – жалоба, thank you letter – благодарственное письмо, appointment letter – приглашение на работу и другие. Тем не менее, определённые фразы встречаются в любом типе делового письма. 

Структура делового письма

Деловое письмо обязательно включает в себя следующие элементы:

  • Salutation – приветствие. Письмо начинается с обращения к получателю. 
  • Introduction – вводный абзац. В нём вы вкратце указываете, по какому поводу пишете. 
  • Body of the letter – основная часть. Здесь уже раскрываются подробности вашего обращения.
  • Closing – заключение. В заключении могут содержаться призыв к действию (call to action) и благодарность. Письмо обязательно заканчивается вежливой фразой для прощания и подписью. 

Если речь идёт о письме на бумаге, а не электронном, то оно начинается с адресов отправителя и получателя. Выглядит это следующим образом: 

Sender’s Name (From)

Title

Company

Address


Date


Recipient’s Address (To)

Title

Company

Address

Имя отправителя (От кого)

Должность

Компания

Адрес


Дата


Имя получателя (Кому)

Должность

Компания

Адрес

Стиль делового письма

Деловое письмо относится к формальному (formal) или полуформальному (semi-formal) стилю. Это отражается, в частности, на грамматике: например, формальный стиль предусматривает использование только полных форм глаголов, а не сокращённых, и более вежливых вариантов (could, would, а не can и will). В целом, сейчас есть тенденция к переходу к менее формальному общению, но основное правило таково: ориентируйтесь на тот стиль, который принят в вашей компании. 

Общие фразы для разных типов деловых писем

Приветствие

Приветствие в деловом письме обычно начинается со слова “Dear”, что соответствует русскому “Уважаемый”. Если фамилия адресата известна, ставим её:

  • Dear Mr. Adams,
  • Dear Ms. Brown,

Обращение Ms. (Миз) используется по отношению ко всем женщинам, и замужним и незамужним. Вариант Mrs. (Миссис, то есть замужняя женщина) уходит в прошлое.

Если известны и имя, и фамилия, но при этом непонятно, мужчина это или женщина, можно поставить в приветствие и то, и другое: 

  • Dear Sasha Philipps, 

При менее формальном общении достаточно одного имени:

  • Dear Andrea, 

Если у адресата есть профессиональный титул, укажите его:

  • Dear Dr. Wilson,

Может случиться, что имя получателя вам не известно. В таком случае допустимо указать должность: 

  • Dear Editor-in-Chief,

Ещё один вариант:

  • Dear Sir or Madam,

Обратите внимание, что после приветствия нужно поставить запятую и начать следующий параграф с новой строчки.

Фразы для вводного абзаца

Объяснить, с какой целью вы пишете, помогут следующие фразы:

I am writing in response to / in reply to …

Я пишу в ответ на …

I am writing to inform you about / to let you know … 

Я пишу, чтобы уведомить Вас о …

I am writing with regard to / in connection with / in reference to …

Я пишу по поводу …

I am writing to complain about / to draw your attention to …

Я пишу, чтобы пожаловаться на / привлечь ваше внимание к …

I am writing to enquire about ...

Я пишу, чтобы узнать о …

I am contacting you for the following reason ...

Я пишу вам по следующей причине …

Following our conversation, I am writing …

Вслед за нашим разговором, я пишу …

I regret to inform you that … 

Сожалею, но должен сообщить, что ...

This is a quick note to tell you about … (less formal)

Это короткое сообщение, чтобы сказать вам о …(менее формальный стиль)

Если вы отвечаете на письмо, то можете сослаться на него: 

Thank you for contacting us.

Спасибо, что написали нам. 

Thank you for your letter of September, 5. 

Спасибо за письмо от 5 сентября. 

Regarding your message / request …

Относительно вашего сообщения / запроса …

In reply to your request, ...

В ответ на ваш запрос, …

As per your request, …

Касательно вашего запроса, …

Если кто-то дал вам контакт адресата, то об этом тоже стоит упомянуть в начале письма:

I received your email address from … and would like to ...

Я получил ваш адрес от … и хотел бы …

Your name was given to me by (source). 

О вас мне сказал (источник). 

We were referred to you by your partner (name). 

Нас направил к вам ваш партнёр (имя). 

При необходимости нужно извиниться за долгое молчание:

Sorry for my late reply.

Прошу прощения за долгий ответ. 

I apologize for the delay in replying. 

Я извиняюсь за задержку с ответом. 

Sorry that it took me so long to get back to you.

Прошу прощения, что так задержался с ответом. 

I appreciate your patience in waiting for a response.

Я ценю ваше терпение в ожидании ответа. 

Если вы придерживаетесь неформального стиля, то после приветствия можно добавить одну из подобных фраз:

I hope you are well.

Надеюсь, у тебя всё хорошо.

I hope all is well.

Надеюсь, что всё хорошо.

I hope this email finds you well.

Надеюсь, у тебя всё хорошо.

I hope you had a good weekend.

Надеюсь, что ты хорошо провёл выходные. 

Фразы для основной части

То, что находится в основной части делового письма, уже в большей степени зависит от его типа. Так, для letter of complaint (письма-жалобы) пригодятся такие фразы:

There is a problem / issue with …

Есть проблема с …

There is something wrong with …

Что-то не так с …

I noticed / discovered that (description of the problem).

Я обнаружил, что (описание проблемы). 

I got the wrong order.

Я получил неверный заказ. 

I request a full / partial refund.

Я требую полного / частичного возврата денег. 

I would like you to replace the faulty item.

Я хочу, чтобы вы заменили сломанный товар. 

В inquiry letter (письме-запросе) можно встретить:

I would like to inquire for some details about your company’s service, listed below: ...

Я хочу узнать некоторые детали об услугах вашей компании, перечисленных ниже: …

We would like to know more about your products.

Мы бы хотели узнать больше о вашей продукции. 

Could you please send me ...

Не могли бы вы выслать мне …

Фразы для заключения

В заключении можно выразить надежду на скорый ответ или встречу:

Hope to hear from you soon.

Надеюсь на скорый ответ.

I am looking forward to your reply.

С нетерпением жду вашего ответа. 

I look forward to our meeting. 

С нетерпением жду нашей встречи. 

I look forward to speaking to you in person.

С нетерпением жду возможность встретиться с вами лично. 

Please let me know as soon as possible.

Пожалуйста, дайте знать как можно скорее. 

I would appreciate it if you could reply at your earliest convenience.

Буду признателен, если вы могли бы ответить как можно быстрее. 

As this matter is now urgent, we would appreciate a prompt reply. 

Поскольку этот вопрос срочный, мы будем благодарны за быстрый ответ. 

Выразить благодарность можно такими фразами: 

Thank you for your time.

Спасибо за уделённое время. 

Thank you for considering my request.

Спасибо за рассмотрение моей просьбы. 

Thank you in advance.

Заранее спасибо. 

Если вы прикрепляете к письму какой-либо документ, сообщите об этом:

Please find … in the attachments. / Please find enclosed ...

В приложении вы найдёте …

As promised, I am sending you the…

Как и было обещано, отправляю вам …

Enclosed is the information which you requested.

В приложении информация, которую вы просили. 

Please take a look at the attached file.

Пожалуйста, посмотрите прикреплённый файл. 

А также заверьте вашего собеседника, что он всегда может обратиться к вам:

If you require any further information, feel free to contact me.

Если вам нужна дальнейшая информация, обращайтесь. 

If you have any questions, feel free to call me.

Если у вас есть вопросы, звоните мне. 

Если информация в письме конфиденциальная, стоит добавить:

Please be advised this is a confidential email. 

Пожалуйста, учтите, что это конфиденциальное письмо. 

Прощание и подпись

Выбор вежливой фразы для прощания зависит от того, каким было обращение. Если вы обращались по фамилии, то можно использовать такие варианты:

  • Sincerely / Yours sincerely / Sincerely yours, – Искренне ваш, 

При обращении по имени подойдут менее формальные фразы:

  • Best / Best regards / Kind regards, – С наилучшими пожеланиями,

Если по имени-фамилии к получателю вы не обращались, напишите:

  • Faithfully / Yours faithfully / Faithfully yours, – Искренне ваш, 

При достаточно неформальном общении, можно написать:

  • Bye, – До свидания, 

После фразы для прощания нужно поставить запятую и на следующей строке написать свои имя и фамилию. Деловое письмо готово. 

Дайджест лучших статей

Каждый месяц отправляем подборку самых интересных статей об английском и не только: разбор грамматики, подборки слов и лайфхаки от преподавателей.

Нажимая, вы принимаете соглашение

Спасибо, ваши данные отправлены!

Рекомендуем почитать

Запишитесь на бесплатный урок

Пройдете тест и определите уровнь английского

Посетите полноценный урок длительностью 1 час 20 минут в группе до 6 человек вашего уровня

Узнаете, как долго вам нужно учить английский, чтобы достигнуть цели, в группе или индивидуально

Начните занятия в языковой школе ILS

Поможем определить ваш уровень

Подберем программу под ваши цели

Дарим пробный урок

Познакомим со школой

Нажимая, вы принимаете соглашение

Спасибо, ваши данные отправлены!

Менеджер свяжется с вами в течение 30 минут или с 9:00 до 21:00 по Московскому времени и подберет удобное время для пробного занятия

Последние статьи

Английский язык, Начальный уровень (A1-2)

Топ-50 английских слов и выражений для летнего отдыха

24.06.2024

68

Английский язык, Средний уровень (B1-2)

Глаголы состояния (Stative verbs) в английском: правило

20.06.2024

132

Английский язык, Средний уровень (B1-2)

Слова на английском для отдыха на море

13.06.2024

140

Английский язык, Начальный уровень (A1-2)

Anybody, somebody, nobody: неопределенные местоимения в английском

10.06.2024

152

Английский язык

Как говорить о чувствах на английском?

03.06.2024

174

Показать все статьи

Дайджест лучших статей

Каждый месяц отправляем подборку самых интересных статей об английском и не только: разбор грамматики, подборки слов и лайфхаки от преподавателей.

Нажимая, вы принимаете соглашение

Спасибо, ваши данные отправлены!