Деловая переписка на английском языке

Структура

Деловое письмо состоит из пяти важных частей. 

• Greeting (Приветствие)
• Opening (Вступление)
• Main part (Основная часть)
• Ending (Заключение)
• Farewell (Прощание)

При написании текста не нужно бояться использовать стандартные фразы — это признак хорошего тона. Зная клише, вы с легкостью сможете написать электронное письмо.

Приветствие 

Любая переписка не исключает нормы вежливости: перед изложением проблемы стоит начать с приветствия. 

Обращение к одному человеку: 

Формальный вариант (боссу, клиенту, партнеру):

• Dear Sir/Madam, — Уважаемый/уважаемая,
• Dear Mr/Ms Jackson, — Уважаемый мистер Джексон / уважаемая мисс Джексон,

Неформальный вариант (коллегам):

• Hi/Hello Charlotta, — Привет, Шарлотта
• Morning/Afternoon/Evening Charlotta, — Доброе утро/день/вечер, Шарлотта

Используйте формальное приветствие, чтобы показать свое уважение к адресату: «Dear + фамилия» 

Dear Dr. Brennan, — Уважаемый доктор Бреннан,

Если вы не знаете, как обратиться к женщине — мисс или миссис — выбирайте вариант Ms (Мисс)

Dear Ms Rossi, — Уважаемая мисс Росси,

Когда пол получателя неизвестен или имя сложное, обращайтесь к нему по полному имени: 

Dear Xiuying Kim, — Дорогой/ая Сюин Ким,

Если не знаете имя собеседника: 

Greetings, — Здравствуйте,

Обращение к группе: 

• Dear all/colleagues, — Уважаемые коллеги,
• Hi everyone,/Hi there, — Всем привет,

Не используйте выражение 

To Whom It May Concern, — Уважаемые дамы и господа, 

(дословный перевод: «Всем, кого это касается»)

Эта фраза устарела и больше не используется в современных деловых переписках.

Помните, что иностранцы чаще дружелюбны и не любят длинных фраз, даже при первом знакомстве они не говорят «здравствуйте» или «доброго времени суток», все ограничивается простым: «Hi Jennifer. Nice to meet you». Даже если вы пишете важное письмо, можно использовать Hi, а не Dear Sir/Madam. Однако важно знать контекст.

Вступление

В бизнес-тексте невозможно сразу рассказать о запросе: нужно вступление. В этой части вам необходимо представиться или напомнить адресату, кто вы. 

I am [ваше имя] from [место работы/название компании]

Если вы уже знакомы с адресатом и хотите поблагодарить собеседника за предыдущие письма:

• Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
• Thank you for your prompt reply. — Спасибо за ваш быстрый ответ.
• Thanks for the update. — Спасибо за новости.

Если вы хотите напомнить о том, что уже было обсуждено (в жизни или переписке):

• With reference to your letter of 7 May, I… — Ссылаясь на Ваше письмо от 7 мая, я…
• With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор…
• Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе…

Основная часть 

После вступления можно обращаться к адресату письма с вашей просьбой или запросом, описать проблемы, рассказать необходимое: будь то новости или жалоба.

Запрос или просьба 

• I am writing to inform you/to confirm/to request/to enquire about… — Я пишу, чтобы проинформировать вас/подтвердить/ запросить/узнать о…
• I read your article and would like to know about… — Я прочитал вашу статью и хотел бы узнать о…
• I am writing with regard… — Я пишу вам в связи с…
• I wanted to let you know that… — Я бы хотел сообщить вам…

Хорошие новости 

• We are pleased to announce that… — Мы рады сообщить, что…
• You will be pleased to learn that… — Вам будет приятно узнать, что…
• I am delighted to inform you that… — Я рад проинформировать вас, что…
• I am happy to announce… — Я рад объявить…

Плохие новости

• We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем, что…
• Unfortunately, we cannot/we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
• After careful consideration, we have decided (not) to… — После тщательного рассмотрения мы решили (не)…
• Despite my best efforts… — Несмотря на все мои усилия…
• I’m afraid it would not be possible. — Боюсь, это невозможно.

Не забудьте объяснить причину отказа — это важно для соблюдения норм вежливости.

К плохим новостям также может относиться и жалоба: не окрашивайте ваше недовольство сильными фразами и выражениями, не забывайте придерживаться нейтрального стиля. 

• I’m afraid I was not happy with… — Боюсь, мне не понравилось…
• I’m afraid I was not fully satisfied with… — Боюсь, я не был полностью удовлетворен…
• Unfortunately, that was not what I expected. — К сожалению, я ожидал другого.
• I am writing to express my dissatisfaction with… — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
• I am writing to complain about… — Я пишу, чтобы пожаловаться….

Частные ситуации

Апдейт по статусу 

• The purpose of this email is to update you on the status of… — Целью этого письма является информирование вас о статусе…
• I have some information for you about… — У меня для вас есть информация о…
• I wanted to update you on… — Я хочу рассказать вам новости о…

Запрос информации

• I would greatly appreciate it if you could provide me with the details… — Я был бы признателен, если бы вы уточнили…
• Could you please send… — Не могли бы вы прислать… 
• I am writing to ask for further information about… — Я пишу, чтобы запросить больше информации о…

Извинения 

• We would like to apologize for any inconvenience caused. — Приносим извинения за доставленные неудобства.
• We are extremely sorry for… — Мы сожалеем о…

Вложения и ссылки

• I’ve attached file for your approval/review. — Прикрепляю файл для вашего одобрения/ознакомления.
• Could you please sign the attached document and send it back by Monday? — Не могли вы бы подписать прикрепленный документ и отправить его к понедельнику?
• Please see the information below for more details about… — Пожалуйста, просмотрите информацию ниже…

Заключение 

Заканчивать деловую переписку на английском нужно запросом к действию. 

Обращение за дополнительной информацией:

• If we can be of any further assistance, please let us know. — Если мы можем вам помочь, дайте нам знать.
• Please do not hesitate to contact me. — Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
• Let me know if you need any help. — Дайте мне знать, если вам нужна помощь.

Обращение за обратной связью:

• Any feedback you can give me on this would be highly appreciated. — Я буду благодарен любому отзыву, который вы оставите.
• We look forward with interest to our continued cooperative efforts. — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных действий.
• We would appreciate your reply at your earliest convenience. — Мы будем признательны за ответ при первой возможности.

Дополнительные фразы:

• Keep me posted/informed. — Держите меня в курсе.
• I sincerely appreciate your patience and continued interest. — Я искренне признателен за проявленное спокойствие и долгий интерес.
• I would appreciate your immediate attention to this matter. — Я буду признателен за ваше срочное внимание к этому вопросу.
• Would you please let me know if you’ll be able to do so? — Дадите мне, пожалуйста, знать, сможете ли вы это выполнить?
• Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
• Please let me know if that is acceptable to you. — Пожалуйста, дайте знать, если вас это устраивает.

Финал письма 

В завершении письма старайтесь не отходить от общей тональности текста. Лучше разграничить основную часть и концовку — сделайте двойной отступ между частями.

Формально 

• Best/Kind regards — С наилучшими/добрыми пожеланиями

• Sincerely/Respectfully— С уважением

• Yours sincerely — С искренним уважением

• Yours faithfully — С глубоким почтением

Неформально 

• Best wishes — С наилучшими пожеланиями
• All the best — Всего наилучшего
• Have a great week/weekend — Хорошей недели/выходных
• Cheers! So long! — Пока! (подходит для писем коллегам; коллективам с более неформальным стилем общения)

С фразами выше вы сможете без труда составлять любые деловые письма — клише помогут избежать ошибок и неловких моментов. Если вы хотите узнать еще больше про деловой английский и погрузиться во все его тонкости — попробуйте себя на занятиях по иностранному языку для взрослых.