Структура
Деловое письмо состоит из пяти важных частей.
- Greeting (Приветствие)
- Opening (Вступление)
- Main part (Основная часть)
- Ending (Заключение)
- Farewell (Прощание)
При написании текста не нужно бояться использовать стандартные фразы — это признак хорошего тона. Зная клише, вы с легкостью сможете написать электронное письмо.
Приветствие
Любая переписка не исключает нормы вежливости: перед изложением проблемы стоит начать с приветствия.
Обращение к одному человеку:
Формальный вариант (боссу, клиенту, партнеру):
- Dear Sir/Madam, — Уважаемый/уважаемая,
- Dear Mr/Ms Jackson, — Уважаемый мистер Джексон / уважаемая мисс Джексон,
Неформальный вариант (коллегам):
- Hi/Hello Charlotta, — Привет, Шарлотта
- Morning/Afternoon/Evening Charlotta, — Доброе утро/день/вечер, Шарлотта
Используйте формальное приветствие, чтобы показать свое уважение к адресату: «Dear + фамилия»
Dear Dr. Brennan, — Уважаемый доктор Бреннан,
Если вы не знаете, как обратиться к женщине — мисс или миссис — выбирайте вариант Ms (Мисс)
Dear Ms Rossi, — Уважаемая мисс Росси,
Когда пол получателя неизвестен или имя сложное, обращайтесь к нему по полному имени:
Dear Xiuying Kim, — Дорогой/ая Сюин Ким,
Если не знаете имя собеседника:
Greetings, — Здравствуйте,
Обращение к группе:
- Dear all/colleagues, — Уважаемые коллеги,
- Hi everyone,/Hi there, — Всем привет,
Не используйте выражение
To Whom It May Concern, — Уважаемые дамы и господа,
(дословный перевод: «Всем, кого это касается»)
Эта фраза устарела и больше не используется в современных деловых переписках.
Помните, что иностранцы чаще дружелюбны и не любят длинных фраз, даже при первом знакомстве они не говорят «здравствуйте» или «доброго времени суток», все ограничивается простым: «Hi Jennifer. Nice to meet you». Даже если вы пишете важное письмо, можно использовать Hi, а не Dear Sir/Madam. Однако важно знать контекст.
Вступление
В бизнес-тексте невозможно сразу рассказать о запросе: нужно вступление. В этой части вам необходимо представиться или напомнить адресату, кто вы.
I am [ваше имя] from [место работы/название компании]
Если вы уже знакомы с адресатом и хотите поблагодарить собеседника за предыдущие письма:
- Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
- Thank you for your prompt reply. — Спасибо за ваш быстрый ответ.
- Thanks for the update. — Спасибо за новости.
Если вы хотите напомнить о том, что уже было обсуждено (в жизни или переписке):
- With reference to your letter of 7 May, I… — Ссылаясь на Ваше письмо от 7 мая, я…
- With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор…
- Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе…
Основная часть
После вступления можно обращаться к адресату письма с вашей просьбой или запросом, описать проблемы, рассказать необходимое: будь то новости или жалоба.
Запрос или просьба
- I am writing to inform you/to confirm/to request/to enquire about… — Я пишу, чтобы проинформировать вас/подтвердить/ запросить/узнать о…
- I read your article and would like to know about… — Я прочитал вашу статью и хотел бы узнать о…
- I am writing with regard… — Я пишу вам в связи с…
- I wanted to let you know that… — Я бы хотел сообщить вам…
Хорошие новости
- We are pleased to announce that… — Мы рады сообщить, что…
- You will be pleased to learn that… — Вам будет приятно узнать, что…
- I am delighted to inform you that… — Я рад проинформировать вас, что…
- I am happy to announce… — Я рад объявить…
Плохие новости
- We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем, что…
- Unfortunately, we cannot/we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
- After careful consideration, we have decided (not) to… — После тщательного рассмотрения мы решили (не)…
- Despite my best efforts… — Несмотря на все мои усилия…
- I’m afraid it would not be possible. — Боюсь, это невозможно.
Не забудьте объяснить причину отказа — это важно для соблюдения норм вежливости.
К плохим новостям также может относиться и жалоба: не окрашивайте ваше недовольство сильными фразами и выражениями, не забывайте придерживаться нейтрального стиля.
- I’m afraid I was not happy with… — Боюсь, мне не понравилось…
- I’m afraid I was not fully satisfied with… — Боюсь, я не был полностью удовлетворен…
- Unfortunately, that was not what I expected. — К сожалению, я ожидал другого.
- I am writing to express my dissatisfaction with… — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
- I am writing to complain about… — Я пишу, чтобы пожаловаться….
Частные ситуации
Апдейт по статусу
- The purpose of this email is to update you on the status of… — Целью этого письма является информирование вас о статусе…
- I have some information for you about… — У меня для вас есть информация о…
- I wanted to update you on… — Я хочу рассказать вам новости о…
Запрос информации
- I would greatly appreciate it if you could provide me with the details… — Я был бы признателен, если бы вы уточнили…
- Could you please send… — Не могли бы вы прислать…
- I am writing to ask for further information about… — Я пишу, чтобы запросить больше информации о…
Извинения
- We would like to apologize for any inconvenience caused. — Приносим извинения за доставленные неудобства.
- We are extremely sorry for… — Мы сожалеем о…
Вложения и ссылки
- I’ve attached file for your approval/review. — Прикрепляю файл для вашего одобрения/ознакомления.
- Could you please sign the attached document and send it back by Monday? — Не могли вы бы подписать прикрепленный документ и отправить его к понедельнику?
- Please see the information below for more details about… — Пожалуйста, просмотрите информацию ниже…
Заключение
Заканчивать деловую переписку на английском нужно запросом к действию.
Обращение за дополнительной информацией:
- If we can be of any further assistance, please let us know. — Если мы можем вам помочь, дайте нам знать.
- Please do not hesitate to contact me. — Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
- Let me know if you need any help. — Дайте мне знать, если вам нужна помощь.
Обращение за обратной связью:
- Any feedback you can give me on this would be highly appreciated. — Я буду благодарен любому отзыву, который вы оставите.
- We look forward with interest to our continued cooperative efforts. — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных действий.
- We would appreciate your reply at your earliest convenience. — Мы будем признательны за ответ при первой возможности.
Дополнительные фразы:
- Keep me posted/informed. — Держите меня в курсе.
- I sincerely appreciate your patience and continued interest. — Я искренне признателен за проявленное спокойствие и долгий интерес.
- I would appreciate your immediate attention to this matter. — Я буду признателен за ваше срочное внимание к этому вопросу.
- Would you please let me know if you’ll be able to do so? — Дадите мне, пожалуйста, знать, сможете ли вы это выполнить?
- Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
- Please let me know if that is acceptable to you. — Пожалуйста, дайте знать, если вас это устраивает.
Финал письма
В завершении письма старайтесь не отходить от общей тональности текста. Лучше разграничить основную часть и концовку — сделайте двойной отступ между частями.
Формально
- Best/Kind regards — С наилучшими/добрыми пожеланиями
- Sincerely/Respectfully— С уважением
- Yours sincerely — С искренним уважением
- Yours faithfully — С глубоким почтением
Неформально
- Best wishes — С наилучшими пожеланиями
- All the best — Всего наилучшего
- Have a great week/weekend — Хорошей недели/выходных
- Cheers! So long! — Пока! (подходит для писем коллегам; коллективам с более неформальным стилем общения)
С фразами выше вы сможете без труда составлять любые деловые письма — клише помогут избежать ошибок и неловких моментов. Если вы хотите узнать еще больше про деловой английский и погрузиться во все его тонкости — попробуйте себя на занятиях по иностранному языку для взрослых.
Поделиться статьей
